U bent hier://Auditten kan ook leuk zijn

Auditten kan ook leuk zijn

Soms komt er een project op je pad waarvan je gewoon weet dat deze voor jou is geschreven. Dat was voor mij het geval toen ik de opdrachtbeschrijving van Opella las. De opdracht was kort samengevat: ‘’Wij willen (moeten) ons weer extern laten certificeren, maar alleen op onze voorwaarden.’’ Aan mij dus de taak om een HKZ-vermoeide organisatie weer enthousiast te maken voor certificering. Alleen al van het woord HKZ krijgen mensen hier spontaan hartkloppingen, dus ga er maar aan staan.

Opella laat zich dus niet zonder slag of stoot weer in een nieuw keurslijf stoppen en had een hele lijst aan eisen omtrent het kwaliteitssysteem. Om er een paar te noemen: Moet aansluiten op de missie & visie, regelarm en passend bij zelfsturend werken, erkend door de zorgverzekeraar en, de belangrijkste, sluit aan op MotiVEER (het huidige kwaliteitssysteem ontworpen door Opella).
Na een grondige analyse bleven er drie systemen over: ISO9001:2015, ISO voor de Zorg en HKZ. De voorkeur viel al snel op het systeem met de minste normen en eisen: ISO9001:2015.

Maar toen begon de zoektocht pas echt. Niet alleen het systeem moest aan de Opella-eisen voldoen, ook over de audit hadden wij zo onze eigen ideeën. Het moest vooral geen trucje worden, maar de echte kwaliteit op de werkvloer meten. “Als jullie naar voetnoten kijken in ons handboek kan je gelijk vertrekken.’’ Was een veelvoorkomende uitspraak tijdens de gesprekken.

“Als jullie naar voetnoten kijken in ons handboek kan je gelijk vertrekken.’’

Wij zochten een auditor die zich niet op het handboek (die vervelende voetnoten!) stortte, maar echt naar de werkvloer kijkt. Daarbij moeten de normen vooral niet leidend zijn en afvinklijstjes zijn verboden. Want wat maakt het uit als de temperatuurlijsten van de koelkast elke dag braaf worden ingevuld, maar niemand het nut ervan snapt. Wij hebben deze auditor in CIIO gevonden.
Ondanks onze afkeer van het trucje doen we er stiekem toch weer aan mee. Als een gek controleren we alle normen en worden er plannen van aanpak opgesteld. Want ondanks de vurige overtuiging dat het echt wel goed zit, is dat certificaat net iets te belangrijk om de controle los te laten.

Op andere punten laten wij de werkvloer aan zet. De mensen die geaudit gaan worden zijn door hun eigen team gevraagd en mogen zelf iets voorbereiden over een zelf gekozen thema. Ze krijgen de kans om iets te vertellen over een onderwerp waar zij graag over vertellen, iets waar zij als team heel goed in zijn. Op deze manier wil ik het draagvlak onder de medewerkers vergroten, maar het geeft mij als planner weinig controle. Voor een controlfreak met een planning is dat soms best lastig.

Ik werk al maanden toe naar de externe audit, maanden waarin woorden als ISO, KMS, VMS en kwaliteitshandboek de overhand hadden, en nu is het bijna zover.

Ik heb er in ieder geval zin in, nu de rest van de organisatie nog….

/ Kelsey Benning

Kelsey Benning (25) heeft een Master Zorgethiek en Beleid en HBO bachelor Management in de Zorg. Kelsey is Management Trainee bij High Select en is bezig met haar tweede project op het gebied van informatiemanagement bij GGD Noord- Oost- Gelderland. Haar eerste High Select project was bij Opella op het gebied kwaliteitsmanagement.

2018-08-29T08:24:23+00:0001-06-2018|